Nieuwe fiscale regels rond de reiskostenvergoeding woon-werk verkeer

Er zijn per 1 januari 2022 belangrijke ontwikkelingen voor werkgevers rond de reiskostenvergoeding woon-werk verkeer. Het is een uitvloeisel van de vlucht die thuiswerken heeft genomen tijdens COVID. De fiscale regels zijn gewijzigd – zie het Handboek Loonheffingen 2022.

Een nieuwe administratieve lastenverzwaring voor werkgevers

De nieuwe regels betekenen een extra administratieve lastenverzwaring. Het tegenovergestelde van “Leuker kunnen we het niet maken – wél makkelijker”. Maar wij kunnen je hier wél ontzorgen.

Eerst: de regelgeving

Vanaf 1 januari 2022 is de vaste reiskostenvergoeding van 19 ct  variabel: afhankelijk van het aantal reisdagen. Er is ook een nieuwe, variabele vergoeding voor thuiswerken. Twee grote veranderingen.

Wat betekent dat concreet voor werkgevers?

Er zijn nu 2 variabele bedragen per dag in plaats van 1 vast bedrag per maand.

Wie houdt dit in godsnaam allemaal bij? De nieuwe regelgeving zorgt voor een flinke extra werkdruk voor HR / PSA. Als lapmiddel zoeken sommige werkgevers hun toevlucht tot uitkeren van vergoedingen op basis van declareren. Dat verlegt de werkdruk naar de medewerkers – evenmin optimaal.

Alleen al het actueel houden van woon-werk afstanden is vaak al een zorg

Sowieso is actualiteit van de ww-afstanden vaak al een zorg. Bij meer locaties kan de beperkingen van het aantal ww-afstanden per medewerker in PSA software een obstakel zijn. Bijvoorbeeld bij meerdere standplaatsen. Maar juist voor deze situaties bieden wij een mooie online oplossing.

Wat gebeurt er wanneer de werkgever de nieuwe regels niet toepast?

Op de achtergrond hanteert de Inspecteur de dreiging van een 80% fiscale naheffing. Met andere woorden: niets doen is geen optie.

Hoe kan Flexxit je ontzorgen?

De werkgever moet met een administratie van reisgedrag komen. Maar – vaak heb je de bouwstenen daarvan al. Denk maar aan de aanwezigheidsregistratie van medewerkerpassen, parkeerregistraties, reserveringen, en roosterplanning, … Wij gebruiken die data en maken er informatie van.

Stap 1 Voorbereidend – inventariseren

We kijken welke databronnen er al zijn rond reizen en aanwezigheid. Bij sommige werkgevers hebben we die al, als basis voor beleid rond werkplekken, parkeren en mobiliteit. We vullen die bronnen aan waar nodig. Hetzij uit elders beschikbare data, hetzij via invoer via Employee Self Service portalen. In een online Clearinghouse brengen we dat samen. Voor de intake hanteren we een vragenlijst.

Stap 2 Operationeel – Rapporteren, declareren, corrigeren en exporteren

Op basis daarvan vullen we een set KPI’s en rapporteren. Met online tools geven we de medewerker feedback over diens gedragsprofiel. Individueel, per organisatie-eenheid. Plus de wettelijke rapportages voor de gehele organisatie.

Het Fiscaal Reisportaal importeert gedragsdata. Het berekent de variabele vergoedingen. Het exporteert bestanden voor de salarisrun. Het verantwoordt de bedragen online aan de medewerkers.

De medewerkerportalen tonen gedrag en vergoedingen. Er is een tekstgedeelte met een samenvatting. En een verantwoording per dag, per dienstverband, per locatie. De applicatie kan meerdere woon-werk afstanden per medewerker verwerken.

We importeren data omtrent gedrag rond reizen en aanwezigheid. De medewerker krijgt een voorstel over reis- en thuiswerkdagen. De medewerker kan dit aanpassen en de leidinggevende kan goedkeuren.

We kunnen ook het declaratieproces ontzorgen

We kunnen binnen dit proces ook de omgang met reguliere declaraties faciliteren.

Alle gewenste papieren: Reglement, FAQ en Chatbot

Alles is omschreven in een basisreglement, inclusief FAQ en Chatbot. Het is de basis voor maatwerk.

Fiscaal Reisportaal: module binnen een brede menukaart

Het Fiscaal Reisportaal is één module van onze online menukaart. In combinatie vormt de suite een krachtige tool voor de werkgever in het kader van gedragsbeïnvloeding rond duurzaamheid en bereikbaarheid en in het kader van het voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving.

We werken als een Clearinghouse – met jouw leveranciers en jouw systemen

We bouwen niets nieuws. We respecteren bestaande leveranciers, systemen en platforms. Om data op te halen, en -na bewerking- terug te leveren. Zo zorgen we voor maximaal resultaat met minimale verandering. We noemen dat het Clearinghouse model. Flexxit werkt op basis van SAAS en is ISO-gecertificeerd.

Hoe ziet het proces eruit?

Voor het proces hanteren we een stappenplan. Ook aandacht daarin voor communicatie, Reglement en AVG.

Wil je duurzaamheid beter inpassen binnen je bedrijfsproces?

We kunnen ook helpen wanneer je deze opgave inpast in bredere context(en) rond duurzaamheid:

De nieuwe fiscale regels rond emissie van woon-werk en zakelijk verkeer: nóg een administratieve lastenverzwaring – ditmaal rond CO2 emissie, vanaf 1 januari 2023. Veel is nog onduidelijk. Wel: het betekent een administratieve lastenverzwaring voor ondernemers. Maar die weegt voor het Kabinet minder zwaar dan het Klimaatakkoord. We nemen dit desgewenst mee als spin off van het Fiscaal Reisportaal. We noemen dit het Emissieportaal – één van de modules binnen onze dienstverlening.

Dit ligt ook op het raakvlak met je Parkeer- en Mobiliteitsbeleid: Met onze gedragsregistratie kunnen  we je ook nog verder op weg helpen. Data zijn een startpunt voor onze vernieuwende aanpak van gedragsbeïnvloeding. Het kan gaan om: anders reizen en parkeren, meer OV, meer fietsen en e-Bikes, meer EV. Dat betekent: nieuwe, variabele arrangementen inclusief fiscale optimalisering. Hier is Flexxit helemaal thuis.

De nieuwe regelgeving rond landpunten: Bouwbesluit en EPBD: ook hier is nieuwe wettelijke normering in aantocht. Hoeveel laadpalen heb je nodig om je CO2-doelstelling te halen? En hoeveel ben je wettelijk verplicht te installeren? Ook hier kan beïnvloeding van gedrag de sleutel zijn.

Nieuwe kansen rond hybride werken: een actueel thema. Dit heeft direct impact op het woon-werk verkeer, op parkeren, op laden. Hier liggen vaak grote kansen: belonen van gewenst gedrag uit besparing op werk- en parkeerplekken – inclusief de maatschappelijke voordelen. We helpen graag om jouw kansen te articuleren.

Je kunt je nader oriënteren in deze presentatie

In een online Prezi kun je een en ander nader bekijken, via deze link.