Werkplek reserveren

Flexxit biedt medewerkers de vrijheid om een werkplek te reserveren terwijl de organisatie kaders kan meegeven en managers kunnen bijsturen. Zo maken we het aantal werkplekken dat werknemers gebruiken beheerbaar.



Sturen van gedrag

Reserveren is een middel, niet het doel. Pleqq kan ingezet worden om gedrag te sturen om organisatiedoelen na te streven, zoals

  • Samenwerking stimuleren
  • Bezetting optimaliseren
  • Voorkomen dat er teveel medewerkers naar kantoor komen (in kader van Covid-19)
  • Stimuleren dat medewerkers vaker op woensdagen naar kantoor komen
  • Verandering naar kantoor gebruiken als een ontmoetingsplaats
  • Grip op thuiswerken

Werkplek reserveren met een app

Reserveer werkplekken

Met onze reserveer tool kun je ruimtes opsplitsen in sectoren, losse werkplekken, samenwerkzones en vergaderruimtes en deze reserveerbaar maken voor (groepen) medewerkers per dag en/ of per uur. Er kunnen ook combinaties gemaakt worden met bijvoorbeeld het reserveren van een parkeerplek.

Medewerkers kunnen direct zien wanneer ze waar nog een werkplek kunnen reserveren en een reservering maken voor een werkplek of ruimte binnen de gestelde kaders. Voor een dag of een paar losse uren.

Teamleiders kunnen samenwerking initiëren, betrokkenheid monitoren en bijsturen.

Zo stuur je naar een gewenst gebruik van het kantoor.

Ook ‘thuiswerken’ kan reserveerbaar gemaakt worden. Zo weet je dat medewerkers thuis werken en de tool weten te gebruiken.

Allocatie en configuratie

Met onze reserveer tool kun je ruimtes opsplitsen in samenwerkzones, sectoren, werkplekken en vergaderruimten.

Capaciteit van werkpleksectoren, individuele plekken en vergaderruimten kunnen gealloceerd worden naar (groepen) medewerkers.

Op basis van beleidskeuzes kunnen aanvullende regels worden ingesteld zoals voorrang voor samenwerken, een maximaal aantal reserveringen per medewerker per week of een minimum waaraan medewerkers geacht worden zich te houden.

Samen vertalen we de organisatiedoelen naar beleid, gewenst gedrag en reglement. Deze evalueren we periodiek om bij te sturen.

Zo sturen we op een optimale en eerlijke verdeling van werkplekken over medewerkers en gebruik van het kantoor.

Allocatie en configuratie voor reserveren van werkplekken

Plattegronden

Door middel van plattegronden maak je aan medewerkers duidelijk waar de werkplekken en sectoren zijn die ze kunnen reserveren en wat de beschikbaarheid ervan is.

Hieraan kunnen instructies worden toegevoegd zoals bijvoorbeeld de looproutes.

Ook kunnen collega’s zien wie wanneer waar zit om te kunnen samenwerken en elkaar vinden als ze op kantoor zijn.

Persoonlijk reglement engine

Met onze reglement engine houd je medewerkers altijd op de hoogte van het reglement dat voor hen geldt.

Direct na aanpassingen van het beleid zien alle medewerkers de aangepaste regels die voor hen relevant zijn.

Zo schakel je eenvoudig van 50% bezetting naar 80% als dat gewenst is.

Het reglement voor het reserveren van werkplekken

Dashboard met KPIs

Met een dashboard heb je inzicht in de KPI’s. We hebben er een aantal standaard in zitten, hieraan voegen we desgewenst rapportages toe.

We maken gedrag inzichtelijk per week, per team en per gebruiker (anoniem). Ook geven we inzicht in ontwikkelingen middels trendlijnen.

Zo maken we gedrag inzichtelijk en kan worden bepaald aan welke knoppen je kunt draaien om gedrag bij te sturen.

Bezetting van het kantoor door inzicht in reserveringen van werkplekken

Sturen op gedrag

Uiteindelijk gaat niet om een reserveringstool, maar om gedragsverandering.

Pleqq kent daarom diverse middelen die ingezet kunnen worden om binnen kaders een gewenste en eerlijke verdeling van werkplekken te bereiken.

We hebben middelen om gewenst gedrag te belonen, zoals belonen voor reserveren in het algemeen, of op bepaalde dagen in de week of op bepaalde starttijden, om een betere spreiding te realiseren.

Ook kunnen we naast een maximale bezetting ook sturen op minimale aanwezigheid.

Alternatieven

Op de portal kun je alternatieven aanbieden en stimuleren.

Zo kun je thuiswerken stimuleren door daarbij hulp te bieden en gebruik te promoten.

Als er andere filialen in de buurt zijn waar de medewerker kan werken of plekken gebruikt kunnen worden van uitruil-partners of werkplek aanbieders zoals Regus, dan kun je die hier ontsluiten.

Door gewenst werkplekgedrag te ondersteunen maken we een gedragsverandering mogelijk.

Alternatieven voor werkplek reserveren - thuiswerken of flexwerken

Flexxit ontzorgt

Flexxit biedt naast een gestandaardiseerde oplossing die zelf te configureren is ook maatwerk oplossingen. Ons uitgangspunt daarbij is gewenst gedrag en gebruik, dat we samen vaststellen.

Onze aanpak bestaat voor maatwerk uit de volgende stappen:

  • Demo en adviesgesprek, vaststellen van start reglement
  • Opstellen verwerkersovereenkomst (AVG)
  • Configureren en implementeren van de middelen
  • Instructie voor de Beheerder(s)
  • Uitnodigen van de Gebruikers
  • Optioneel: Operationeel beheer (gebruikers, data, configuratie)

Een uitgebreide lijst met de mogelijkheden vind je hier.