Werkplek reserveren

Flexxit biedt medewerkers de vrijheid om een werkplek te reserveren terwijl de organisatie kaders kan meegeven en managers kunnen bijsturen. Zo maken we het aantal werkplekken dat werknemers gebruiken beheerbaar.



Werkplek reserveren met een app

Reserveer werkplekken

Met onze reserveer tool kun je ruimtes opsplitsen in sectoren en deze sectoren reserveerbaar maken voor groepen medewerkers.

Medewerkers kunnen direct zien wanneer ze nog een werkplek kunnen reserveren en een reservering maken voor een werkplek binnen de gestelde kaders. Ook kunnen collega’s elkaar desgewenst vinden, als daarvoor toestemming wordt gegeven en zien wie wanneer komt.

Teamleiders kunnen monitoren en bijstellen.

Zo stuur je naar een optimale verdeling van werkplekken over teams.

Ook ‘thuiswerken’ kan reserveerbaar gemaakt worden. Zo weet je dat medewerkers thuis werken en de tool weten te gebruiken.

Allocatie en configuratie

Met onze reserveer tool kun je ruimtes opsplitsen in sectoren.

Capaciteit van werkpleksectoren kan gealloceerd worden naar groepen medewerkers.

Op basis van beleidskeuzes kunnen aanvullende regels worden ingesteld zoals een maximaal aantal reserveringen per medewerker per week of een minimum waaraan medewerkers geacht worden zich te houden.

Samen vertalen we de organisatiedoelen naar beleid, gewenst gedrag en reglement. Deze evalueren we periodiek om bij te sturen.

Zo sturen we op een optimale en eerlijke verdeling van werkplekken over medewerkers.

Allocatie en configuratie voor reserveren van werkplekken

Plattegronden

Plattegrond voor reserveren van werkplekken

Door middel van plattegronden maak je aan medewerkers duidelijk waar ze de werkplek reserveren.

Hieraan kunnen instructies worden toegevoegd zoals bijvoorbeeld de looproutes.

Ook kunnen collega’s elkaar desgewenst vinden, als daarvoor toestemming wordt gegeven.

Persoonlijk reglement engine

Met onze reglement engine houd je medewerkers altijd op de hoogte van het reglement dat voor hen geldt.

Direct na aanpassingen van het beleid zien alle medewerkers de aangepaste regels die voor hen relevant zijn.

Zo schakel je eenvoudig van 50% bezetting naar 80% als dat gewenst is.

Het reglement voor het reserveren van werkplekken

Dashboard met KPIs

Met een dashboard heb je inzicht in de KPI’s. We hebben er een aantal standaard in zitten, hieraan voegen we desgewenst rapportages toe.

We maken gedrag inzichtelijk per week, per team en per gebruiker (anoniem). Ook geven we inzicht in ontwikkelingen middels trendlijnen.

Zo maken we gedrag inzichtelijk en kan worden bepaald aan welke knoppen je kunt draaien om gedrag bij te sturen.

Bezetting van het kantoor door inzicht in reserveringen van werkplekken

Sturen op gedrag

Uiteindelijk gaat niet om een reserveringstool, maar om gedragsverandering.

Pleqq kent daarom diverse middelen die ingezet kunnen worden om binnen kaders een gewenste en eerlijke verdeling van werkplekken te bereiken.

We hebben middelen om gewenst gedrag te belonen, zoals belonen voor reserveren in het algemeen, of op bepaalde dagen in de week of op bepaalde starttijden, om een betere spreiding te realiseren.

Ook kunnen we naast een maximale bezetting ook sturen op minimale aanwezigheid.

Alternatieven

Op de portal kun je alternatieven aanbieden en stimuleren.

Zo kun je thuiswerken stimuleren door daarbij hulp te bieden en gebruik te promoten.

Als er andere filialen in de buurt zijn waar de medewerker kan werken of plekken gebruikt kunnen worden van uitruil-partners of werkplek aanbieders zoals Regus, dan kun je die hier ontsluiten.

Door gewenst werkplekgedrag te ondersteunen maken we een gedragsverandering mogelijk.

Alternatieven voor werkplek reserveren - thuiswerken of flexwerken

Flexxit ontzorgt

Flexxit biedt naast een gestandaardiseerde oplossing die zelf te configureren is ook maatwerk oplossingen. Ons uitgangspunt daarbij is gewenst gedrag, dat we samen vaststellen.

Onze aanpak bestaat voor maatwerk uit de volgende stappen:

  • Demo en adviesgesprek, vaststellen van start reglement
  • Opstellen verwerkersovereenkomst (AVG)
  • Configureren en implementeren van de middelen
  • Instructie voor de Beheerder(s)
  • Uitnodigen van de Gebruikers
  • Optioneel: Operationeel beheer (gebruikers, data, configuratie)

Een uitgebreide lijst met de mogelijkheden vind je hier.