Nieuwe fiscale regels rond de reiskostenvergoeding woon-werk verkeer
Er zijn per 1 januari 2022 belangrijke ontwikkelingen voor werkgevers rond de reiskostenvergoeding woon-werk verkeer. Het is een uitvloeisel van de vlucht die thuiswerken heeft genomen tijdens COVID. De fiscale regels zijn gewijzigd – zie het Handboek Loonheffingen.
Een nieuwe administratieve lastenverzwaring voor werkgevers
De nieuwe regels betekenen een extra administratieve lastenverzwaring. Het tegenovergestelde van “Leuker kunnen we het niet maken – wél makkelijker”. Maar Flexxit kan je hier wél ontzorgen.
Eerst: de regelgeving
Vanaf 1 januari 2022 is de vaste reiskostenvergoeding (destijds 19 ct.) variabel: afhankelijk van het aantal reisdagen. Er is ook een nieuwe, variabele vergoeding voor thuiswerken. Twee grote
veranderingen.
Wat betekent dat concreet voor werkgevers?
Er zijn nu 2 variabele bedragen per dag in plaats van 1 vast bedrag per maand.
Wie houdt dit in godsnaam allemaal bij? De nieuwe regelgeving zorgt voor een flinke extra werkdruk voor HR / PSA. Als lapmiddel zoeken sommige werkgevers hun toevlucht tot uitkeren van vergoedingen op basis van declareren. Dat verlegt de werkdruk naar de medewerkers – evenmin optimaal. Dat geldt ook voor de oplossing waarbij medewerkers iedere dag hun reisgegevens via een MAAS-app moeten invoeren: dat leidt vaak tot ergernis en frustratie
Alleen al het actueel houden van woon-werk afstanden is vaak al een zorg
Sowieso is actualiteit van de ww-afstanden vaak al een zorg. Bij meer locaties kan de beperkingen vanhet aantal ww-afstanden per medewerker in PSA software een obstakel zijn. Bijvoorbeeld bij meerdere standplaatsen. Maar juist voor deze situaties bieden wij een mooie online oplossing.
Wat gebeurt er wanneer de werkgever de nieuwe regels niet toepast?
Op de achtergrond hanteert de Inspecteur de dreiging van een 80% fiscale naheffing. Met andere woorden: niets doen is geen optie.
Hoe kan Flexxit je ontzorgen?
De werkgever moet met een administratie van reisgedrag komen. Maar – vaak heb je de bouwstenen daarvan al. Denk maar aan de aanwezigheidsregistratie van medewerkerpassen, parkeerregistraties, reserveringen, en roosterplanning, … Wij gebruiken die data en maken er informatie van.
Stap 1 – inventariseren: We kijken welke databronnen er al zijn rond reizen, parkeren en aanwezigheid.
Bij sommige werkgevers hebben we die al, als basis voor beleid rond werkplekken, parkeren en mobiliteit. We vullen de bronnen aan. Hetzij uit elders beschikbare data, hetzij via invoer door medewerkers via Employee Self Service portalen. In een online Clearinghouse brengen we dat samen.
Voor de intake hebben we hiervoor een vragenlijst.
