Samenvatting
Diakonessenhuis benaderde Flexxit om de fiscale reisadministratie te vereenvoudigen. Flexxit berekent maandelijks thuiswerkvergoedingen en woon-werkvergoedingen voor 2.000 medewerkers, gebaseerd op daadwerkelijk gereden kilometers en verschillende reglementen voor meer dan 30 medewerkerssegmenten, zonder dat medewerkers zelf gegevens hoeven te registreren.
Klant
Diakonessenhuis
Uitdaging
Sinds 1 januari 2022 zijn de regels voor de fiscale vrijstelling van reiskostenvergoeding veranderd en is er een nieuwe variabele vergoeding voor thuiswerken. Dit brengt twee grote veranderingen met zich mee, met als sanctie een fiscale naheffing van 80%. Diakonessenhuis moest bepalen hoe ze voor 2.000 medewerkers, verdeeld over meer dan 30 segmenten met verschillende rechten op vergoedingen, de woon-werkvergoedingen en thuiswerkvergoedingen konden berekenen zonder de medewerkers te belasten met registratie en zonder de managers en salarisadministratie te belasten met de controle van declaraties. Flexxit bood een oplossing die zowel de werkgever als de medewerkers ontzorgt.
Aanpak & oplossing
In samenwerking met Diakonessenhuis ontwikkelde Flexxit een oplossing op basis van bestaande data: roosterdata in combinatie met gedragsdata uit toegangs- en parkeersystemen. Flexxit berekent maandelijks geautomatiseerd de woon-werkafstanden van nieuwe en verhuisde medewerkers en de gereden kilometers naar verschillende locaties. Flexxit houdt rekening met meerdere vestigingslocaties en dienstverbanden, evenals met de verschillende rechten op vergoedingen per segment. De berekende bedragen worden automatisch verwerkt door het salarissysteem.
Deze aanpak ontlast het zorgpersoneel, aangezien veel andere MAAS-apps de administratieve last juist naar de medewerkers verschuiven. De benodigde data is al verspreid aanwezig binnen de organisatie van Diakonessenhuis.
Resultaten
Flexxit voert dit proces maandelijks uit voor Diakonessenhuis, wat neerkomt op ongeveer 32.000 thuiswerkvergoedingen en woon-werkverkeer vergoedingen voor 2.000 medewerkers in meer dan 30 segmenten. Diakonessenhuis kan de segmenten en reglementen zelf online instellen en bijstellen via ‘draaibare knoppen’. Medewerkers kunnen de berekeningen zelf online controleren en corrigeren. Meer dan 99% van de vooraf ingevulde declaraties is correct en wordt ongewijzigd ingediend.
Zo ontzorgt Flexxit bij Diakonessenhuis de managers, medewerkers en salarisadministratie.
