Samenvatting
Klant
Diakonessenhuis
Uitdaging
Vanaf 1 januari 2022 is de vaste fiscale vrijstelling van reiskostenvergoeding variabel
geworden. Er is ook een nieuwe, variabele vergoeding voor thuiswerken. Twee grote
veranderingen. De sanctie: een 80% fiscale naheffing. Het gaat vaak om grote bedragen.
Het probleem voor Diakonessenhuis: hoe bepalen we voor 2.000 medewerkers, verdeeld in
meer dan 30 segmenten met verschillende rechten op vergoedingen de woon-
werkvergoedingen en thuiswerk vergoedingen? En dit zonder medewerkers te belasten met
de registratie? En zonder managers/ salarisadministratie te belasten met controle van
declaraties? Flexxit bood Diakonessenhuis een oplossing die werkgever én medewerkers
ontzorgt.
Aanpak & oplossing
Samen met Diakonessenhuis ontwikkelde Flexxit een oplossing op basis van bestaande data:
roosterdata in combinatie met gedragsdata uit toegangs- en parkeersystemen. Maandelijks
berekent Flexxit geautomatiseerd de woon-werk afstanden van nieuwe en verhuisde
medewerkers. Maandelijks berekent Flexxit geautomatiseerd de woon-werk afstanden van
nieuwe en verhuisde medewerkers. En voor alle medewerkers de gereden kilometers naar
de verschillende locaties, dat per maand verschilt. Omdat er bij Diakonessenhuis meerdere
vestigingslocaties zijn houdt Flexxit meerdere woon-werk afstanden per medewerker bij. We
houden ook rekening met meerdere dienstverbanden. En met per segment verschillende
rechten op vergoedingen. Zo berekent Flexxit de uit te keren bedragen. En die worden
geautomatiseerd door het salarissysteem verwerkt.
Zo ontzorgt Diakonessenhuis het zorgpersoneel. Veel MAAS apps verleggen de
administratieve last juist naar de medewerkers. En dat terwijl de gewenste data als sporen
van gedrag juist al verspreid over de Diak-organisatie liggen.
Resultaten
Flexxit voert dit proces maandelijks uit voor Diakonessenhuis. Het gaat om 2.000
medewerkers in meer dan 30 segmenten. Flexxit stelt maandelijks ca. 32.000
thuiswerkvergoedingen en vergoedingen voor woon-werkverkeer geautomatiseerd vast.
Ieder van de 30 segmenten heeft verschillende rechten. Diakonessenhuis kan die segmenten
en reglementen zelf online instellen en bijstellen (‘draaibare knoppen’).
Medewerkers controleren en corrigeren de berekeningen zelf online. Meer dan 99% van de
voor-ingevulde declaraties is correct. Medewerkers dienen die ongewijzigd in.
Zo ontzorgt Flexxit bij Diakonessenhuis manager, medewerker én salarisadministratie.
