Samenvatting
Flexxit heeft voor Sentia een slimme oplossing ontwikkeld voor het optimaal benutten van werkplekken. Medewerkers van Sentia/Accenture verdelen schaarse werkplekken, parkeerplekken en lunchplekken onderling door vooraf te reserveren op drie locaties. De beschikbaarheid verschilt per dag van de week en per medewerker(segment). Accenture/Sentia kan deze allocatie instellen. Met deze aanpak kunnen werkgevers het gebruik van schaarse facilitaire middelen beheersbaar maken en optimaliseren.
Klant
Sentia (Accenture)
Uitdaging
Hoe verdeel je beperkte capaciteit voor werken en parkeren op een slimme en optimale manier over je medewerkers, zonder dwang, verboden, planning of roosters? Dit kan nodig zijn wanneer kantoorruimte krap wordt en je een verbouwing of verhuizing wilt vermijden, of wanneer je gebouwgebonden emissies wilt verlagen en de bezetting van werkplekken wilt verhogen.
Aanpak & oplossing
In overleg met Flexxit koos Sentia voor een aanpak van alloceren en reserveren. Hierbij helpen medewerkers om de logistiek te optimaliseren. Flexxit configureerde een reserveringstool, waarbij de gewenste uitkomsten vooraf met Sentia zijn bepaald. Dit voorkomt bijvoorbeeld dat ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’. Medewerkers zijn ingedeeld in segmenten, werkplekken zijn verdeeld in zones, en capaciteit is per segment en per zone verdeeld. Medewerkers kunnen werkplekken, lunch en parkeerplekken reserveren, mits beschikbaar.
Resultaten
De werkplekbezetting is beheersbaar gemaakt. Medewerkers kunnen vooraf zien welke collega’s aanwezig zijn en wie wanneer waar werkt.
De cateraar heeft inzicht in de reserveringen en kan de inkoop hierop afstemmen. Medewerkers kunnen speciale dieetwensen van tevoren opgeven.
Maandelijks berekent Flexxit geautomatiseerd de woon-werk- en thuiswerkvergoedingen voor alle medewerkers. De uit te keren bedragen worden automatisch door het salarissysteem verwerkt.
